每天，当你坐在办公桌前，大量信息蜂拥而来，迅速占据了你大脑中记忆储蓄的有限空间。这时你往往不知如何过滤无用信息，被信息潮不断驱赶着奔向焦头烂额、无从下手的杂乱工作中……整理信息已成为现代人急需掌握的必备技能。

谷歌作为引领全球的信息搜索与整合巨头，拥有能够有序整理信息的独特方式。而谷歌首席信息官便是主导这一“信息工厂”的总工程师。如今，曾担任“总工程师”的道格拉斯梅里尔亲自将风靡谷歌的信息整理方式分享给大众读者，帮助现代人克服无序工作的通病。通过阅读本书，读者能够一边在有目标的情况下有效地过滤信息，一边利用数字工具整合信息、高效工作。无论你是职场新人，还是企业高管，都应该学会如何在信息时代做一个超前的工作整理达人。

谷歌前首席信息官分享风靡谷歌的信息整理术，帮助现代人彻底告别无序工作，学会利用数字工具为大脑减压。《Google工作整理术》告诉你：不要花太多时间给信息归档，用的时候学会去搜索；在数字信息文档中加上关键词，方便日后检索；从前，知识就是力量,现在，共享知识才是力量；把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡。这些实用Tips都揭示了：信息整理才是高效工作的关键，信息整理已是现代人的工作必备技能！

　　道格拉斯梅里尔
　　谷歌前首席信息官及全球工程技术副总裁。后出任百代唱片公司数字音乐事业部总裁兼新音乐首席运营官。日前，梅里尔创办了ZestFinance公司，成为美国大数据分析的先锋。梅里尔拥有普林斯顿大学认知科学博士学位，他还是一位科技作家，文章经常发表在《福布斯》网站、《纽约时报》等媒体上。
　　詹姆斯马丁
　　获奖博主，其作品经常发表在《计算机世界》、《纽约时报》、《华盛顿邮报》网站主流媒体上。他为众多企业开发搜索优化内容，并专门撰写搜索引擎优化及社交媒体的文章。他曾与道格拉斯梅里尔在谷歌共事。

 

前言// 第一部分.全面认识自己

第一章鸡尾酒会与麦片：探索我们的大脑

体验“鸡尾酒会效应”

为什么不能同时执行多重任务

从短期记忆转入长期记忆

用故事帮助记忆

故事中的上下文语境

面对多项选择，如何作出决策

人们为何墨守成规

第二章我是上班一族：让朝九晚五的工作和生活不再混乱

朝九晚五工作日的陷阱

暑假的困境

交通拥堵，汽车蜗行

从前，知识就是力量

现在，共享知识才是力量

如何巧妙的工作

第三章赛车、篮球、短裤及歌剧：认识自己的短处，突破制约

识别假性制约与真实制约

认识自己

制约是否在你的掌控之中？

何时忽略制约

压力带来的制约

第四章登山还是在家健身：目标清晰，才能井然有序

要懂得何所为，何所不为

灵活变通

轻装上阵

如何进行决策

第二部分.全球的Google工作生活方式，和无序说再见吧

第五章超越泰勒主义—为什么说搜索很重要

组织方法为什么不能千篇一律

信息搜索的必要性

第六章是法国的巴黎，还是拉斯韦加斯的巴黎？——如何玩转搜索

搜索引擎的设置

获取相关度最高的搜索结果

搜索引擎还是一个计算器

Google搜索的小窍门

利用Google实现本地搜索

第七章彩色笔与过滤器：我们为什么一定要养成信息过滤的好习惯

目标是信息存储的向导

信息过滤的诀窍

回顾信息的好处

养成信息过滤的习惯

第八章纸质文档与电子文档，孰优孰劣

何时适宜使用纸质文档

纸质文档的不利之处

云存储的好处

做笔记的重要性

无纸化办公的前世今生

从纸张到电子文档的尴尬过渡

纸质传媒依然重要，不过……

第九章用活电子邮箱：把它变成可搜索的历史档案库

Gmail：与你息息相关

意料之外的重大创新

Gmail的会话功能

在Gmail地址上填个加号

待办事项清单及Gmail的其他用途

与Outlook和谐共处

Gmail，你可以这样用

第十章为什么应该在网上保存日程表

可以搜索和共享的Google日历

红色=工作日程，蓝色=娱乐日程

　　第一部分全面认识自己
　　第一章鸡尾酒会与麦片：探索我们的大脑
　　做好探讨有序组织这个主题的准备了吧？很好。我也准备好了。不过，首先我想让你把书放下。
　　放下书，抬起头，环顾四周。
　　你看到什么了？不管你周围的环境是凌乱还是整齐，可以肯定的是，就在你的周边，现在一定会有很多造型、颜色和图案。好的，请把目光移回到书上来。
　　刚才环顾四周的时候，你的眼睛利用微小的内部透镜（可能还有眼镜上的大透镜）扫描了周边区域，在视网膜上形成影像、形状和颜色。视网膜将信号传导至大脑视觉中枢，形成视觉，从而识别出看到的是墙壁、地板，还是远方的浮云。只是“看一眼”，就会发生这么多事情，想想真是奇妙极了。
　　现在我们来做个快速测试。回忆一下你刚才环顾四周时看到的所有东西，把它们一一列举出来。不要自欺欺人。继续，我会等着你的。
　　你能记得的东西有2个，3个，或者4个，对吧？你看过却记不起来的可能会更多。你只是在阅读一段有关视觉机理的文字，结果可能尤其是这样。事实上，那段文字是个花招，为的是分散你的注意力，让你更不容易记住刚才看到的内容。假如不是我分散你的注意力，你看过而能记住的东西大概会更多一些。不管怎么样，你看过的那些东西有朝一日可能一样也记不得了—除非你在头脑中反复回忆。（尽管记忆锻炼可能并非尽如人意，不过也会提高记忆效果。）
　　这个练习的要点在于让你对大脑的工作机理有个管窥之见。为什么你应该关注这个问题呢？因为不管你信不信，大脑的工作方式是我们实现有序组织面临的最大挑战。
　　在我攻读认知学博士学位期间，大脑能做的那些奇妙事情总是让我惊叹不已。例如，只是看到某人鼻子的照片，你就能判断出这个人的性别，估计出他的大致年龄。通过几个音符，你就能听出是哪首歌。看看飞碟怎么飞，只要一两秒的时间，你就能大体判断出它会落在哪里。你和你的大脑真是让人吃惊。
　　然而，大脑做不好的那些事同样让我十分着迷。譬如你刚才在房间里看到的那些东西，大脑在记忆这类信息方面就特别不称职。这在一定程度上说是值得庆幸的事情。假如我们不会忘记，那么所有这些无关紧要的信息都会留存在脑子里，这会使得我们更难想起重要的内容。
　　在准确回忆事件方面，大脑的表现也很糟糕，这和做出逻辑决定的方式有关。我知道，你可能会认为自己是个高明的决策者。但是，你不是。诸如从新闻中看到的飞机坠毁之类事件你记得一清二楚，但在你的感觉中，这种事故要比实际情况常见得多。因此，你就决定不坐飞机，因为比起自己开车，你更害怕飞机失事，尽管开车可能比飞行的风险更大。在这一章的后面内容，我会详细讨论做出决定的过程。
　　大脑还有一种把不同记忆混合起来的倾向。你“回忆起来”的事件可能实际是在不同的时间发生在不同的人身上，而你的大脑又把它们安在其他的事情上。你的大脑可能会感觉记得原本不可能回忆起来的一些事，原因就在这里。例如，你可能认为自己记得_岁时发生的一些事情，不过实际上你并不记得。更有可能的是，你父母经常给你讲你_岁时的故事，以至于你的大脑决定记住这个故事。你之所以“记得”_岁时的事情，并不是因为在那么小的年龄，大脑就能罕见地（假如有过的话）形成持久记忆。
　　大脑在某些方面可能并不像你想的那样奇妙。不过，你可别太在意。大脑是在久远得无法数清的年代进化发展起来的，首先是为了防止被野兽吃掉，而不是要去记忆清单，存储事件。想想吧，你的大脑大约只有3磅重，你吃的火鸡都比它大得多。
　　顺便说一下，假如有人希望我绘制一幅大脑图，用箭头指出其中“用以组织生命活动的区域”，我是办不到的。即使我想这么做，也是不行的。因为在“如何组织信息”这个问题上，很多不同的脑力活动都在发挥着重要作用。
　　但是，我可以帮助你理解大脑是如何执行有关功能的，从而让你分辨出大脑跟你背道而驰的种种方式，进而围绕这些方式安排工作。不管你相信与否，在你努力组织生活中的所有信息时，对大脑运行方式的理解是至关重要的。
　　事实上，我们做任何事情都离不开信息。在日常工作和生活中，我们使用的信息经常来自大脑记忆。例如，仅仅为了执行“写电子邮件”这样一项简单任务，就需要我们把存储在长期记忆中的信息转移到短期记忆，诸如我们要在邮件中表达的事实和观点就是这样。如果没有这一过程，我们怎么会知道该写什么呢？
　　但是我们面临一个挑战：当我们的注意力在一件事情和另一件事情之间徘徊时，我们如何保留所有进入大脑的那些琐碎的内容呢？根据前面做的那个记忆测验判断，我们无法保留这些内容。我们的大脑一次处理的事情是如此之多。不过，我们可以学习掌握一些存储及处理信息的策略，让脑力消耗降到最低程度。这就是我关于有序组织的第一原理：//为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。//我要提供的相关建议贯穿本书始终。
　　顺便问一句，你注意到我说的是有关组织的“原理”而不是“规则”了吗？老实说，我不是在这里给你制定规则。规则意味着去约束你，而原理只是我给你提出的新观念、新选项、新手段，以便让你设计出适合自己的进行有效组织的系统方法。
　　体验“鸡尾酒会效应”
　　无所不在的大量信息每天都在纷扰和影响着我们的注意力，因而造成大脑紧张。在找到如何让这种紧张压力减到最低程度的办法之前，理解我们注意力的工作方式是很有裨益的。
　　注意力是一种生存机制。如果没有它，我们早就在知觉和信息的洪流猛浪中溺水而死了。例如，你也会和我一样，脚趾碰到桌子上，就会感觉到。或者窗外传来撞车的声音，你的注意力马上就会被吸引。
　　刺耳的噪声和敏锐的知觉会抓住我们的注意力，强行进入我们的意识之中，这是很有意义的。我们的感觉总是保持警觉状态，尽管我们自己并没有意识到这一点。如果没有别的作用，这就是我们生存机制的一部分，凭借这一机制，当一只猛虎藏在树丛后伺机扑向我们的时候，人体机能会确保我们敏锐地感觉到这种危险。不过，说来也怪，一些微妙得多的信号经常也会吸引我们的注意力。在一个人声嘈杂的鸡尾酒会中，穿过所有的噪音，突然听到有人在说你的名字，哪怕在这之前，你压根儿就没听见说话人说的一个字。有过这种经历吧？这就叫作“鸡尾酒会效应”，这是早在1__3年就已创造出来的一个术语，这种效应可是跟醉酒反应一点儿关系都没有，起码在这里是如此。
　　鸡尾酒会效应为有关注意力的一个最为奇妙的事实真相贴上了标签：在任何特定时刻，你的大脑中暂存的内容比你实际意识到的内容多出很多。然而，大脑注意到什么，并不意味着你就明确意识到什么。在刚才这个例子中，你的脑子里暂存着相关信息（自己的名字），因而名字就进入你的关注之中，而且你的耳朵随之振作起来（“他叫我什么”）。
　　譬如，此时此刻，你的右脚拇趾有什么感觉？我敢肯定，那里什么感觉也没有。不过，既然我现在提到了右脚拇趾，你可能会感到脚上裹着袜子，或者受到一些压力。因为我提到了它，你就向大脑发出了一个相关信号，因而你的注意力就会集中到右脚拇趾上，从而现在就能体验到那里的感觉。不必担心，你的关注点可能还会继续转移，你会再次遗忘脚趾（直到下次修剪趾甲时再想起来）。
　　关键在于，即便那么多信息持续不断地涤荡着我们，只有那些真正需要我们予以关注的信息才是重要或者有意义的。其余的不过都是鸡尾酒会上的背景杂音。那么，我们的大脑如何判定什么信息值得保存，什么信息不值得保存呢？这就引出了记忆问题。
　　在我们注意到某事之后，它就进入了短期记忆。一旦进入了短期记忆，我们就能判定它对我们是否有意义，我们是否需要加以处理。短期记忆的目的是让材料保存的时
　　间持续几秒钟或几分钟（这种记忆因此而得名）。通常情况下，短期记忆接收的信息都会被丢弃。诸如右脚拇趾包在袜子里这类碰巧注意到的事情，你无须关注。
　　然而，你经常想要长久地记住某些东西，比如电话号码和他人姓名。不过，这就会有问题。我们的短期记忆一次能够记住的事情最多只有_~_件。如果你想在短期记忆里存放10件事，有些就会被挤走—这就像你拎着三个鼓鼓囊囊的杂货袋上楼梯一样，刚刚拿起的东西，你不是忘了这个，就是忘了那个。
　　短期记忆无法保存_条以上的信息，由此引出了很多有关组织管理的著作所倡导的一条准则，也是我关于有序组织的第二原理：//让信息尽可能快地离开大脑。//如果你不这样，短期记忆就会超载，你就会忘记想要记住的内容。
　　爱因斯坦的电话号码
　　一名记者跟爱因斯坦一起出门散步，他向爱因斯坦索要电话号码，以便再有后续问题时方便向他请教，爱因斯坦欣然答应。等到散步结束时，爱因斯坦掏出电话本，找到自己的号码，念给记者听。这位记者十分惊讶，爱因斯坦回答说：“电话本上已经有了，为什么还要记住自己的号码呢？”
　　的确，我也怀疑这个故事的真实性，不过，这个故事很有意思。故事说明，有必要从大脑当中移除那些无用的信息，从而让你集中精力于重要的事情。
　　为什么不能同时执行多重任务
　　我们的注意力在大部分时间里都是集中于一件事。此时此刻，你可能正在暗笑，因为你一边做着晚饭，一边看着电视新闻，一边在健身器上锻炼，同时还在看书上的这句话。
　　多重任务是我们当今时代都在做的事情。问题是，我们的大脑无法同时应付多重任务。当你执行多重任务时，你就是在妨碍大脑把信息存入短期记忆的努力—这个进程很脆弱，很难从头重来。信息如果不能进入短期记忆，以后你就想不起来。
　　多重任务经常让我们手忙脚乱，原因就在于此。的确，你可以在走路的同时嚼口香糖。你在跟朋友打电话的同时，也可以叠衣服。杂技演员在骑独轮车的同时，还会耍弄彩球。这些都是机械性的任务，不需要耗费多少脑力。不过，在很多情况下，多重任务—尤其是在你力图完成两项截然不同的任务，而每项任务又都需要思考和注意力的时候—会使得信息难以编码进入长期记忆。这就引出了我有关有序组织的第三原理：//多重任务通常会让你降低效率。//
　　例如，在Google公司有一个大家普遍接受的做法，开会时都开着笔记本电脑。这不是说人们不关注会议，而只是说大家都有不同的事情要做。同时舞弄几件事，看起来很有效率。然而，事与愿违。到头来，我们很多人显然错失了会议上的很多重要内容，因为我们同时应付多重任务，无法全神贯注于周边的事情。我们要么听不见会议发言，要么即使听见了，也无法集中精力去关注，这就意味着相关内容根本没有进入短期记忆的希望。
　　会议上开着笔记本电脑，实际上会降低工作效率，这一点明确之后，Google公司召开的一些会议明确规定“禁带电脑”。当然，这样产生了一个意料之外的后果：每当人们认为自己有更重要的事情要处理时，他们就会直接起身离开会场。这多少会分散会议发言人的注意力，但是起码会让离席者的注意力得到更加高效的利用。（运用方法得当，笔记本电脑实际上可以让与会者共同关注同一问题，而不是让他们分别关注与会议主题毫不相干的内容。在第11章，你将会明白我的意思。）
　　多重任务也可能让你付出高昂的代价。不久之前，开车时发送一条文本信息时，我记住了这个教训。（顺便说一句，在公路上执行多重任务是个尤其糟糕的想法。）当时遇到红灯，我正要停车。不幸的是，我对自己跟前车之间的距离判断失误，因为我没有全神贯注。自然我撞上了那辆车。还好无人受伤，不过那条信息成了我发过的代价最大的一条。（别担心，我再也不会在开车时发信息了。在加利福尼亚州及其他几个州，这种行为已经是违法的了。）
　　从短期记忆转入长期记忆
　　假定每次收到新信息时你都会予以关注，而且你也不会同时执行多重任务。那么，你如何让那条信息保存的时间超过几分钟呢？你会利用认知科学所说的“编码”（encoding）过程，把这条信息从短期记忆转入长期记忆。
　　“编码”这个术语意味着有些东西要从一种形式转变成另一种形式。在大脑中，短期记忆的内容进入长期记忆时会成为一种不同的形式。以电话号码为例，自己理解这个过程。
　　愉快地开启长期记忆的闸门，回顾一下即将成为你亲密爱人的他（或她）第一次给你留电话号码时的情景。如果你当时没有地方写下号码，大概你会努力去记住它。这会是怎样的过程呢？你可能在头脑中一位数一位数地、一遍又一遍地不断重复那个号码。认知学者把这个过程称为“复诵”。通过复诵号码，你把它从短期记忆编码为长期记忆。经过编码，你就得以如约给你的未来爱人打电话。（今天，很多人甚至不记得配偶的手机号码，因为号码都存储在自己的手机里。不过，在这里还是按照我说的来理解。）
　　假如一切进展顺利，你在一个时期内固定跟这个人交往，你就不必继续复诵那个号码，因为号码已经存储在长期记忆中。然而，一旦你记住了那个号码，可能你也会注意到奇怪的事情：你能想起整串号码，这没有问题，可是，要从号码序列中挑出单个数字，你或许无法轻松记起。譬如，如果我问你，爱人电话号码的第五位数字是什么，你不费点儿劲儿可能还真想不起来。很可能你需要从头开始，然后在心里一位数一位数地往后数，直至数到第五位。
　　第一次编码时你是怎样记起电话号码的，以后你又是如何记起来的，注意其中的区别。当你复诵电话号码时，那是一串单独数字的组合。一旦完成编码，整个号码就变成了一件事，不再由独立的单位组成。
　　事实的确是这样，不过谁会在意这个呢？当然不大可能需要你凭记忆说出电话号码的第五位数字是什么。不过，这个例子表明我们在记忆事情时面临着一个困难：当以不同于初始编码的形式或语境追忆信息时，我们的大脑会遇到麻烦。很快我们就会看到，这一困难会成为有序组织的巨大障碍。
　　此处所说的“编码”关键在于难以找到一种信息转入长期记忆的方式，让你能在以后需要时可以轻松回忆起那些数据。如果你无法记起那些信息，你就不能使用这些信息，这就意味着它们就像储藏室里压箱底的雨衣一样，只是在你脑子里白占地方而已。不过，这就是有关编码的关键：如果思绪纷乱，你根本就无法编码信息。这就是说，你今后记起这一信息的机会是零。换言之，你是在浪费时间。
　　信息在你大脑中经过短时间的不断重复（这不是最有效的办法—加上你要是不小心大声念出来，会有被人认为很傻的风险），你是怎样增加将其成功转换为长期记忆从而以后能够轻松记起的机会呢？且看一个故事。
　　用故事帮助记忆
　　我知道，你认为自己的记忆力很好。我也相信你。不过，我敢肯定，在回忆那些不经意的信息时，你会感到很吃力，起码有时候会是这样。例如，你现在还记得一开始我让你尽力记住的那些东西吗？这次你在回忆环顾四周看到的东西时，记忆的效果会比第一次好一些，因为我们在一分钟之前复诵过那些内容。但是，我敢说你无法把那些东西全部回忆起来。
　　然而，如果我给你一张清单，让你从中选出看过的东西，大概你会表现得更好一些。那是因为这项任务涉及的是识别，而不是记忆。由于受大脑对数据编码和记忆方式的影响，识别要比回忆轻松得多。只要有可能，你愿意做多项选择题，原因就在这里。很不幸，我们的生活大多都是围绕记忆来组织安排的，现实生活中没有那么多的多选题可做。
　　我们再次稍事停顿，再做一个快速记忆测验。你在餐馆点了饭菜，等到上菜时却发现错了，最近发生这种情况是在什么时候？为了回答我的问题，你可能正在思考：“嗯，我在哪里点了菜，但是端上来的是别的呢？可能是在听不太懂我说话的一个地方？哦，对了，就是在日本料理店吃饭的那个晚上……”
　　最有可能的是，你关于上错菜的回忆是以故事的形式出现的。你的大脑找到了一个故事（此前经历的记忆），在故事当中，服务员给你上错饭菜。你的回忆并不仅仅是从脑海里的陈年旧事中提取出过去经历的单一事实，而是涉及人物、地点及其他相关内容。通过那个故事，你可能会回忆起某些别的信息，比如你点的菜是什么，送上来的菜是什么，餐馆的名字叫什么，甚至还有你当时穿的是什么衣服（尤其是在服务员不小心把红烧汤汁溅到你身上的情况下）。
　　“故事”这个词是关键。我们更容易记住的不是事实本身，而是作为故事要素的事实。事实干巴巴的，通常也会令人生厌。如果我们无法建立事实之间的联系，那么头脑就难以轻松地记住事实。而故事则是另外一种情形，它具备事实本身所缺乏的方方面面：颜色、行为、特征、景象、气味、声音、情绪，以及可以与我们发生关联的所有内容。针对故事描述的内容，我们可以描绘出自己在做、未做或已做的情形。故事把那些事实串起来，置入有意义的，因而也是可记忆的上下文语境。
　　根据定义，有序组织需要把零散信息按照有用的顺序存放起来。而给这些信息排序则要求将其编码，并能准确地回忆起来。大脑想要回忆起来的信息不是支离破碎的点点滴滴，而是一个一个的故事。这样一来，对于更好的有序组织而言，找到把事实融入故事的方式就是至关重要的。
　　要回忆一个事实，先努力想想第一次注意到那个事实时你正在干什么，这是很有帮助的。换句话说，要去回忆为事实提供上下文语境的那个故事。你当时所做的是与事实相关的故事。在我妻子桑娅寻找她钱包的时候，我经常会看到这种情形。她在房间里走来走去，自言自语地嘟囔着：“嗯，我记得刚才就是在这里，我正在这儿看狗，然后我到了那边，拿起一本杂志……啊！我在卧室里拿出了唇膏！”她在那里叙述一个故事，故事说明她可能是怎样丢钱包的，还有钱包在手上的最后时刻她在干什么。这类故事通常能够帮她记起她把钱包误放在哪里。当然，她可以总是把钱包放在同一个地方，然后只要记得那个地方就可以了。不过，这不是她的风格。
　　为了能够记得，总是按同样的方式做事情，这个策略对找钱包来说是有效的。但是，对我们要处理的其他大多数事情来说，那是不管用的。而这就是故事的用武之地。由此引出了我关于有序组织的第四原理：//利用故事去记忆。//
　　刚到百代唱片公司的那几个月，针对公司面临的问题，特别是在数字音乐权益方面，我接受了很多采访。在回答采访和发表演讲时，我需要有关自己工作的一些事实数据，诸如唱片销售商200强的唱片销量所占百分比之类。
　　在谈话过程中穿插一些经过深思熟虑的事实会强化你的论证，阐明你的主旨和要点。然而，我在记忆事实方面十分糟糕，记忆数字尤其差劲。而我又不能对记者说：“嘿，稍等片刻，我上网查点东西，这样我能解释明白我的意思。”与此不同，我采用了一种更好的策略，把我想要记住的那些事实编排进有关音乐发烧友及其需求的故事中。这个世界怎么变化，那些变化如何影响人们的购买行为，这些行为跟唱片销售商200强的销量百分比怎样发生相互作用，故事讲的就是这些问题。
　　我不是努力通过百分比本身去记住这个数值，而是集中精力去记住那个故事。有了故事，百分比数值就会赶过来凑热闹，就像是在后院里采摘水果会招来苍蝇一样。故事给出了信息内涵的细节碎片，这就让我更容易回忆起来。希望别人也会明白我所努力的要点。
　　我以另一种方式提出第四原理：利用故事去记忆，在对数据编码之前，故事可以帮你回忆起以后要用到的信息。那么，你可以采用方便以后易于回忆的方式，把信息融入故事当中。当然，这个办法并不简单。你不是神奇魔法师，不大可能预知未来。然而，如果你能想到以后为什么或者怎么样去回忆相关信息，你就可以更好地给信息编码。稍后我会分享利用故事帮助记忆的一种方法，这种方法不需要你预见未来。

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