本书是针对高职高专学生毕业后工作岗位能力需要、学生认知规律等进行编写，具有如下特点：（1）主要讲述秘书工作中经常遇到的知识，而非面面俱到；（2）理论讲解之后，紧跟实务案例，便于学生理解和运用；（3）案例贴近生活，激发学生的学习积极性。
秘书实务是文秘及相关专业的一门重要的专业基础课程，这门课程应用性强，要求从秘书工作实际出发，通过介绍秘书实务的各项工作内容、基本要求、操作规范、实施程序以及注意事项等，帮助学生了解秘书实务的工作方法和技巧，具备从事现代通用秘书工作的素质和能力，达到各企事业单位、社会团体的办公室人员相应岗位的要求，进而使秘书专业的学生具备过硬的职业能力和较高的操作水平。
通过对整个课堂教学进行设计，理论教学过程与实际训练环节相辅相成，这不仅可以加深学生对基础知识的理解，同时提高了学生的实际操作能力，对学生的创业、就业和升学都起到了实际的指导作用，同时也极大地增强了学生学习秘书实务课程的积极性和主动性，并从学习中获取成就感和自信心。
高等职业教育是培养具有必要的理论知识和较强的实践动手能力，且适应生产、建设、管理、服务第一线需要的高等技术应用性专门人才。高等职业教育的培养目标决定了高职教学不能以纯理论授课方式为主导，而是将理论教学环节和实际操作过程联系在一起。
为了将理论教学环节和实际操作过程联系在一起，实现教、学、做的一体化，本书在编写中突出了理论学习与实际操作并举。每一章开头由“导入案例”提出相关问题，然后讲述理论知识，理论知识的编排以够用为原则，编选案例来自实务场景，强调可操作性原则。其设计特点是，以知识教育为基础，以能力培养为中心，突出应用性和针对性，合理设计学生的知识、能力、素质结构，重视学生的实践动手能力和创新意识的培养；以素质教育的思想和观念为指导，推动人才培养模式的改革。本书体现以知识传承为标准的知识质量观转变为融传授知识、培养能力、提高素质三位一体的全面教育质量观。因此，课堂教学强调从“教师单一主体”到“学生、教师双主体”的教学方式演变，教学设计中更应着重体现学生的教学主导地位。
本书由毕雨亭担任主编，张永涛、徐文杰、许纯榕、刘静、孙亭亭、陈嫱、丁明玉、顾姝月、申小平、孔德胜、李浚猷、张帆、冯倩、庄惠凤、张炜、林婕、冯书亭、郑伟、张琦、陈珊珊、孙春梅、常秉乾、陈平、吴士杰、王波、陈伟也参与了本书的编写。
本书在编写过程中，利用了互联网、期（报）刊、书籍等，参阅了大量国内外资料文献，还征询了企事业单位相关专家、相关专业教授和学者的意见，在此谨向他们表示衷心的感谢。
虽然本书各位作者通力合作，但因编写时间和理论水平有限，书中难免有不足之处，我们诚挚地希望读者对本书的不足之处给予批评指正。
编者
2017年5月
第1章秘书实务概论
本章学习目标
1. 掌握秘书的基本概念及分类。
2. 了解秘书这一职业的起源、现状及发展趋势。
3. 掌握秘书实务的基本概念、主要内容及特点。
导入案例
1923年中共中央局设立秘书长1923年6月12日至20日，中国共产党第三次全国代表大会在广州东山恤孤院后街31号——一座简陋的两层民居楼内秘密召开。40位代表出席了会议。毛泽东以湘区党的代表身份出席。大会选举陈独秀、蔡和森、李大钊、谭平山、王荷波、毛泽东、朱少连、项英、罗章龙等9人为中央执行委员，邓培、张连光、徐梅坤、李汉俊、邓中夏5人为候补中央执行委员。
中共“三大”闭幕的翌日，即1923年6月21日，新当选的第三届中央执行委员和候补中央执行委员在中共中央驻地——广州新河浦路24号春园二楼召开会议，推选产生中央局。这时，陈独秀提议中央设立秘书一职。会议选出陈独秀、毛泽东、蔡和森、谭平山（后由于谭调职，改为王荷波）、罗章龙五人组成中央局。陈独秀任中央局委员长，毛泽东任中央局秘书，罗章龙为中央局会计。中央局下设组织、宣传、妇女等部门，毛泽东负责组织，蔡和森、罗章龙、瞿秋白负责宣传，向警予负责妇女工作。
这是中共中央局首次设立秘书。不过，毛泽东所担任的中央局秘书不是一般意义上的秘书，而是中共中央局的领导人之一，相当于后来的中共中央秘书长。会议通过的《中国共产党执行委员会组织法》规定: “秘书负本党内外文书及通信及开会记录之责任，并管理本党文件。本党一切函件须由委员长及秘书签字。”由此可见，毛泽东所担任的中央局秘书相当重要。
毛泽东有很强的档案意识。自从他担任中央局秘书以来，要求所有党的文件，除了保留印刷件之外，还必须保留原件。此前，中国共产党处于草创时期，党的文件随发随烧。陈独秀在中共“三大”的报告中指出: “由于中央委员会人员太少，不能搜集很多文件。又由于遭受迫害，许多文件材料遗失了。”毛泽东担任中央局秘书之后，扭转了这样的不严密的状态，开始注重保存中央文件，尤其是保存原稿，建立“发文留底稿”的制度。中共“三大”的决议、宣言、章程、报告、通告等都得到很好的保存。后来这些文献保存于中共中央地下档案库。从现存的中共中央地下档案库目录中可以看到，1923年7月至1924年7月，中共中央积存了300余件重要文件的原件。这些重要文件至今仍完整地保存在中共中央档案馆中。
资料来源: 叶永烈．毛泽东和他的秘书们［M］．武汉: 湖北人民出版社，2016．【思考提示】什么是秘书？秘书的职责有哪些？为什么说毛泽东所担任的中央局秘书相当重要？
1.1什么是秘书〖*2〗1.1.1秘书的基本概念随着我国社会主义市场经济体制的逐步完善，相当一部分职业通过不断自我调整以适应市场发展和全球经济一体化的要求，秘书这一职业在变革过程中逐步被划入行政管理的范畴，成为现代企业最基础也最重要的岗位之一，大多数国家机关、社会团体和企事业单位都会根据自身实际需求设置秘书类岗位，其在辅助各级领导进行综合管理、实现内外沟通、处理日常事务等多个领域也发挥着越来越重要的作用。
对于“秘书”这一概念的界定，可以分为狭义和广义两种。我国劳动和社会保障部制定的《秘书国家职业标准》中给出了“秘书”的职业定义: “秘书是从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”这一定义较为狭义，主要针对传统的公务秘书，并不适用于私人企业秘书，特别是小型民营企业秘书——这些单位规模相对较小，秘书往往需要身兼数职，集人事、财务、统计、档案管理等多种工作于一身，而非单纯从事文秘工作。
从广义上讲，秘书是领导者的事务与信息助手。这种定义方式较为简明抽象，既包括公务秘书、私人秘书，也包括各行业、层次、工种，主要强调秘书是领导者的直接智力性助手，反映出现阶段我国要求秘书部门发挥“参谋作用”的现实状况。
国外对于“秘书”的定义也侧重于强调其“助手和参谋作用”，国际秘书联合会认为: “秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她（他）掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感以实际行动显示出主动性和正确的判断力，并在给予的权力范围内做出决定。”而国际职业秘书协会对“秘书”的定义则是: “具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断，能在授权范围内做出正确决定的经理助手。”虽然上述定义并非严格的逻辑定义，也没有使用典型的定义语言，但这些描述性的阐述对于我们进一步理解秘书的职业概念，特别是全球性市场中秘书的职业概念仍有一定的参考价值。
1.1.2秘书的分类
我国劳动和社会保障部制定的《秘书国家职业标准》中将秘书职业分为四个等级，分别为: 五级秘书（国家职业资格五级，原初级）、四级秘书（国家职业资格三级，原高级）、三级秘书（国家职业资格三级，原高级）、二级秘书（国家职业资格二级）。这是一种纵向分类方式，强调等级划分的严格明晰。
日本著名学者田中笃子在其所著的《秘书的理论与实践》一书中，通过分类秘书工作给出了另一种纵向分类方式，即“钻石图”（见图11）。图中A类秘书参与公司经营决策、协调与各方面的关系，并负责秘书部门的管理等高级工作，属于高级秘书，是企业的高级行政管理人员；B类秘书负责起草文件、收集信息、管理上司的日程和办公室等工作，属于中级秘书；C类秘书负责为上司接打电话、接待客人、收发邮件等工作，属于低级秘书；D类秘书则主要负责办公用品管理、安检、卫生等行政后勤工作，称其为“前台”和“文员”更为妥当。
图11秘书工作“钻石图”
资料来源: 田中笃子．秘书的理论与实践［M］．北京: 高等教育出版社出版，2004．
此外，从服务对象上看，秘书可分为公务秘书和私人秘书；从工作性质上看，可分为党政秘书、企业秘书和商务秘书；从业务内容上看，可分为商务秘书、教学秘书、司法秘书、医务秘书、政务秘书等。总之，在我国大多数企业中，秘书之间的分工都不十分明确，而且秘书负责的工作范围也很宽，横向分类方法多样。 相关阅读
日本公司已进入“全员秘书”时代？在日本，“秘书力”和工作能力一样重要。日本公司职员不管职位高低都要先过“交际”这一关，现实使得日本的秘书资格考试异常热门，因为这种职业知识可以帮助职员更好地掌握商务知识和礼仪。
在日本公司职员中有一个共识，想在办公室“不动如山”的秘诀只有一个，那就是搞好人际关系。无论公司大小、员工多少，再有能力的人也要先过“交际”这一关。日本有句俗话，进了公司要先在“石头上坐三年”。如果恃才自傲，在搞好人际关系之前就崭露头角，绝对会“死”得很惨。
这可不是耸人听闻。近年来，一连串的日本社会问题都显示，办公室哲学是多么重要。与同事的关系搞不好，他们就会合伙欺负你，或向老板打小报告；与老同事关系搞不好，他可以折磨你，或命令你完成不可能的任务，直到逼着你辞职。现在，这种情况在日本公司已经属于常态，法律机关也多次对此进行了规范和约束。
自己的命运得自己掌握。日本职员是如何避免“中枪”的呢？近一段时间，秘书资格考试逐渐获得了人们的青睐。不要以为秘书只是干点杂活，也不要以为只有女性才能做秘书。在日本公司里，拥有秘书资格的男员工也不在少数。一位刚参加过考试的29岁男性就说: “我要借助这个考试，提升自己的礼仪水平和交际判断能力。我们把它叫作‘秘书力’。”
日本的秘书资格考试分4个等级，考评范围涵盖商务常识、社交礼节等“初级常识”，以及处理同事、上下级关系等“晋阶能力”。比如和老板一起参加派对，如果迟到了是否该向主办方道歉？在派对上秘书是否能加入老板的谈话？如果换成下级和上司或后辈与前辈出行，这些基本常识同样也是非常重要的。
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