会计信息系统是会计专业知识和计算机知识相结合的一门新的学科,它是企业使用信息化处理手段来提升企业管理水平的必要工具,人们可以借助它处理日益复杂的会计核算和财务管理工作。目前,会计信息化被广泛应用在企业、事业、机关和团体中,而且是国家会计从业资格认证考试的必考科目之一。该课程属于会计类人才培养方案中的专业核心课程,并且体现了以就业为导向、以能力为本位、突出岗位群建设、实现双证融通的人才培养目标。
本书参照2006年颁布的《企业会计准则》,以2016年财政部颁发的会计从业资格考试大纲(2017年1月1日执行)为依据,以用友ERP-U8 V10.1软件为应用系统,通过完整化、系统化的综合案例,对总账管理系统、UFO报表系统、薪资管理系统、应收应付款管理系统、固定资产管理系统、采购与应付系统、销售与应收系统、库存管理系统和存货核算系统等内容,进行了全方位的阐述。
本书可作为高职高专院校会计专业的特色教材,同时也可作为其他会计类从业者的学习参考用书。
全书内容围绕财政部新修订的2016年从业资格考试大纲为依据,设计了14个项目共58个任务的仿真案例进行教学,将教材内容与会计电算化的实际工作有机结合起来,同时引入会计技能大赛中出现的一些易考、易错的知识点,能够有效地实现“教、学、做一体化”,全面提高学习者的会计电算化理论和实践技能水平。
本书内容丰富,结构设计新颖。每一项目均包含职业能力目标、典型工作任务、知识架构、项目小结和拓展闯关等版块,既可以满足教师循序渐进地讲解,也可以由学生自学掌握财务业务相关知识,降低了高职学生的学习难度,提高了学习兴趣。
前言
会计信息系统是高职高专院校会计、会计信息管理和会计电算化等专业的入门课程和核心课程,是经济类学生参加会计从业资格认证考试的必考科目之一。随着社会的发展和科学技术的进步,越来越多的企事业单位采用计算机和会计相结合的电算化手段来处理会计核算及进行会计分析。这种操作手段的转变,要求会计类学生除了要扎实掌握会计基础知识之外,还要具备熟练使用计算机和会计软件进行日常会计工作的能力。
我们在多年职业院校会计专业教学经验的基础上,深入到用人单位和管理软件公司进行调研,结合高职高专学生的学习特点及培养要求,听取了会计行业、企业多名专家意见,紧紧围绕“岗位—课程—证书—素养”的高职院校人才培养目标,以学生的“能力培养,持续发展”为目的,结合会计岗位对基本技能和职业素养的要求,分析高职培养对象的现状,编写了这本体现高等职业教育特色的会计专业教材。
全书内容围绕财政部新修订的2016年从业资格考试大纲为依据,设计了14个项目共58个任务的仿真案例进行教学,将教材内容与会计电算化的实际工作有机结合起来,同时引入会计技能大赛中出现的一些易考、易错的知识点,能够有效地实现“教、学、做一体化”,全面提高学习者的会计电算化理论和实践技能水平。
本书内容丰富,结构设计新颖。每一项目均包含职业能力目标、典型工作任务、知识架构、项目小结和拓展闯关等版块,既可以满足教师循序渐进地讲解,也可以由学生自学掌握财务业务相关知识,降低了高职学生的学习难度,提高了学习兴趣。
本书由内蒙古机电职业技术学院郝雅静、刘英主编,内蒙古机电职业技术学院高锁军、刘海涛及企业专家李光宁担任副主编。具体分工如下:郝雅静编写项目7、项目10、项目12和项目14,刘英编写项目1~项目5,高锁军编写项目8、项目11,刘海涛编写项目6、项目9、项目13,李光宁负责案例的校对。全书由郝雅静负责总体架构的设计、修改、补充和定稿。在此对所有作者和专家表示诚挚的谢意!
本书是多位一线教师及各相关单位倾力合作与集体智慧的结晶,但由于编者的经验和水平有限,书中不足之处在所难免,恳请广大读者及同行批评指正,以促进我们进一步修订和完善。
编 者
项目4 总账管理系统
职业能力目标
总账管理系统是财务及企业管理软件的核心系统,适用于各行各业进行财务核算及管理工作。通过本项目的学习,学生能建立适当的会计科目体系,输入和处理各种记账凭证,完成记账、结账及对账工作,输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。
典型工作任务
期初余额录入
填制凭证
修改、删除凭证
出纳管理
期末处理
知识架构
任务4.1 认识总账管理系统
4.1.1 总账管理系统功能概述
总账管理系统是用友ERP-U8 V10.1的核心系统。它的主要功能包括凭证处理、账簿管理、出纳管理和期末转账等基本核算功能,并提供个人、部门、客户、供应商、项目核算和备查账等辅助管理功能。
(1) 初始设置:由用户根据本企业的需要建立账务应用环境,将系统处理变成适合本单位实际需要的专用系统。
(2) 凭证处理:通过严密的制单控制和审核机制,保证凭证的完整性和逻辑正确性。
(3) 账簿管理:系统可实现总账、明细账和凭证联查,也可查询客户、供应商、个人、部门、项目的总账和辅助账。
(4) 出纳管理:为出纳人员提供一个集成的办公环境,加强对现金及银行存款的查询和管理。
(5) 期末转账:完成月末转账定义和转账生成功能,进行期末试算平衡、对账和结账。
4.1.2 总账管理系统与其他子系统的关系
总账管理系统既可以独立运行,也可以和其他系统协同运行。总账管理系统是财务管理系统的一个基本子系统,它概况地反映了企业供产销等全部经济业务的综合信息,在财务管理系统中处于中枢地位。
总账管理系统接收薪资系统、固定资产系统、应收应付系统、资金管理和成本管理等系统生成的凭证,同时总账管理系统也向UFO报表系统、财务分析系统提供财务数据生成财务报表及其他财务分析表。总账管理系统和其他系统之间的数据传递关系如图4.1所示。
图4.1 总账管理系统与其他系统的关系
任务4.2 总账管理系统的初始化设置
4.2.1 启用总账管理系统
总账管理系统的启用日期不能在建立账套的日期之前。若总账中已经录入期初余额(包括辅助期初),则不能修改总账的启用日期。不但总账中已经制单的月份不能修改总账的启用日期,其他系统中已经制单的月份也不能修改总账的启用日期。
总账的启用操作见项目3,此处不再赘述。
4.2.2 总账管理系统的业务流程
总账管理系统的业务流程如图4.2所示。
图4.2 总账管理系统的业务流程
4.2.3 总账管理系统的启用参数
不同的企业有不同的会计核算要求,因此在首次启用总账管理系统时,需要根据本企业的具体核算要求确定总账管理系统核算要求的各种参数,使得通用总账管理系统适用于本单位的具体核算要求。总账管理系统的参数设置将决定总账管理系统的输入控制、处理方式、数据流向和输出格式等,部分设置执行后不能随意更改。
系统参数设置包括凭证参数设置、账簿格式设置、凭证打印设置、会计日历设置和其他设置等内容,如图4.3所示。
图4.3 总账管理系统的参数
1. “凭证”选项卡
在“凭证”选项卡下包括“制单控制”“凭证控制”“凭证编号方式”和“现金流量参照科目”等项目。
1) 制单控制
制单控制主要设置在填制凭证时,系统应对哪些操作进行控制。
(1) 制单序时控制。此选项一般和“系统编号”选项联用,制单时凭证编号必须按照日期顺序排列。同一凭证类别下,日期在前的会计凭证号数也应当在前。
(2) 支票控制。如果选择了该选项,在制单时使用银行科目编制凭证时,系统会针对票据管理结算方式进行登记。如果录入支票号在支票登记簿中已存在,系统提供登记支票报销的功能,否则系统提供登记支票登记簿的功能。此选项和结算方式下的“是否票据管理”功能联合使用。
(3) 赤字控制。如果选择了该选项,在制单时,当“资金及往来科目”或“全部科目”的最新余额出现负数时,系统将予以提示,甚至在严格条件下不允许保存财务凭证。
(4) 可以使用应收/应付受控科目。若科目为应收款管理系统的受控科目,为了防止重复制单,只允许应收/应付系统使用应收/应付受控科目进行制单并传递到总账管理系统,而总账管理系统不能使用受控科目进行制单。所以如果希望在总账中也能使用这些科目填制凭证,则应选择此项,此时应收/应付受控科目既可以在总账管理系统下进行制单,也可以在应收/应付系统下进行制单。需要注意的是:总账和其他业务系统使用了受控科目后,有可能引起应收系统与总账管理系统的对账不平。
(5) 可以使用存货受控科目。用法与可以使用应收/应付受控科目用法相同,此处不再赘述。
2) 凭证控制
(1) 现金流量科目必录现金流量项目。选择此项后,在录入凭证时,如果使用现金流量科目,则必须输入现金流量项目及金额。
(2) 同步删除业务系统凭证。选择此项后,业务系统删除凭证时,相应地将总账的凭证同步进行作废和删除。否则,只将总账凭证作废,不予删除。
3) 凭证编号方式
凭证编号方式有系统编号和手工编号两种方式。如果需要手工填补凭证编号,则应当修改凭证编号方式为“手工编号”。
4) 现金流量参照科目
现金流量参照科目用来设置现金流量录入界面的参照内容和方式。选中“现金流量科目”单选按钮时,系统只参照凭证中的现金流量科目;选中“对方科目”单选按钮时,系统只显示凭证中的非现金流量科目;选中“自动显示”复选框时,系统依据前两个选项将现金流量科目或对方科目自动显示在指定现金流量项目界面中,否则需要手工参照选择。
2. “账簿”选项卡
“账簿”选项卡主要设置了账簿在打印过程中的一些事项,如图4.4所示。
3. “凭证打印”选项卡
“凭证打印”选项卡如图4.5所示。
图4.4 “账簿”选项卡 图4.5 “凭证打印”选项卡
“合并凭证显示、打印”项表示在填制凭证、查询凭证、出纳签字和凭证审核时,以系统选项中的设置显示;在科目明细账显示或打印时,凭证按照“按科目、摘要相同方式合并”或“按科目相同方式合并”合并显示,并在明细账显示界面提供是否“合并显示”的选项。
4. “权限”选项卡
“权限”选项卡如图4.6所示。
图4.6 “权限”选项卡
(1) 制单权限控制到科目。需要在系统管理功能的“功能权限”中先设置科目权限,再选择此项,权限设置才能生效。在制单时选择此项,操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。
(2) 制单权限控制到凭证类别。需要在系统管理功能的“功能权限”中先设置凭证类别权限,再选择此项,权限设置才能生效。选择此项,则在制单时,只显示此操作员有权限的凭证类别。同时在凭证类别参照中,按人员的权限过滤出有权限的凭证类别。
(3) 操作员进行金额权限控制。选择此项,可以对不同级别的人员进行金额大小的控制。
(4) 凭证审核控制到操作员。如果只允许某操作员审核本部门操作员填制的凭证,则应该选择此选项。
(5) 出纳凭证必须经由出纳签字。若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账,则选择此项。
(6) 凭证必须经由主管会计签字。如果要求所有凭证必须由主管签字后才能记账,则选择此项。
(7) 允许修改、作废他人填制的凭证。选择此项,在制单时可以修改或作废别人填制的凭证,否则不能修改或作废他人填制的凭证。
5. “会计日历”选项卡
单击“会计日历”标签,可查看各会计期间的起始日期与结束日期,以及启用会计年度和启用日期,如图4.7所示。还可以看到建账时的一些信息,如账套名称、单位名称、账套存放路径等信息。如果想要修改账套信息,则需要在系统管理中进行。
6. “其他”选项卡
其他选项卡主要设置外币核算方式和各种排序方式,如图4.8所示。
图4.7 “会计日历”选项卡 图4.8 “其他”选项卡
(1) 外币核算。如果企业有外币业务,则应选择相应的汇率方式:固定汇率或浮动汇率。
(2) 本位币。在此处可输入核算的本位币的币符和币名。
7. “自定义项核算”选项卡
如果系统提供的个人、部门、项目、供应商和客户等辅助核算项不能满足需求时,可以在此处将某些自定义项设置为辅助核算。
案例4.1 恢复项目3:基础设置账套,以账套主管身份设置聚杰乳业有限责任公司的总账控制参数(如表4.1所示)。
表4.1 总账控制参数
选项卡
参数设置
凭证
制单序时控制;赤字控制:资金往来科目;赤字控制方式:提示
可以使用应收/应付/存货受控科目
现金流量科目必录现金流量项目;批量审核凭证进行合法性校验
凭证编号方式:系统编号
现金流量参照科目:现金流量科目,自动显示