本书针对当前商务秘书工作的特点，全面创新教材结构体系，努力体现项目引领、任务驱动、“学和做”融为一体的课程特色。全书分为：商务秘书的角色认知，办公室事务管理，企业文书综合处理，会议与商务活动管理，信息工作与参谋辅佐五个大项目，每个大项目下设有子项目、知识小结及课后练习题；每个子项目由项目任务、事件回放、任务分析、相关知识组成，既保证了部分的独立性，又体现了整体的系统性。
目 录
项目一 商务秘书的角色认知 /1
子项目一 定位现代秘书 /2
一、秘书一词的由来及含义 /2
二、秘书的历史演变过程 /4
三、现代秘书的定位 /5
四、现代秘书的分类 /6
子项目二 认知秘书工作 /8 目 录
项目一 商务秘书的角色认知 /1
子项目一 定位现代秘书 /2
一、秘书一词的由来及含义 /2
二、秘书的历史演变过程 /4
三、现代秘书的定位 /5
四、现代秘书的分类 /6
子项目二 认知秘书工作 /8
一、秘书工作概述 /9
二、秘书工作的基本内容 /9
三、秘书的常规工作 /10
子项目三 做一个好秘书 /13
一、秘书的职业道德 /14
二、秘书的职业素养 /15
三、秘书的职业能力 /19
四、职业生涯规划——秘书提升素
质技能的途径 /21
知识小结 /22
课后练习题 /22
项目二 办公室事务管理 /26
子项目一 办公环境管理 /27
一、办公环境管理的含义及原则 /28
二、办公室环境的布局与布置 /29
三、办公室的美化 /32
四、办公室的健康安全管理 /34
子项目二 办公室时间管理 /37
一、时间管理 /38
二、日程安排 /42
三、约会安排 /45
四、旅行安排 /48
子项目三 商务沟通与接待 /51
一、电话事务 /52
二、来客接待 /55
三、沟通 /61四、协调 /65
子项目四 办公室值班管理 /68
一、值班工作的内涵 /69
二、制作值班资料 /70
三、值班工作的主要任务 /70
四、值班工作制度 /71
子项目五 常用办公设备及办公用品管理 /73
一、常用办公设备的管理 /74
二、秘书运用计算机进行的工作 /81
三、办公用品的管理 /82
知识小结 /85
课后练习题 /85
项目三 企业文书综合处理 /89
子项目一 企业发文管理 /90
一、文书处理概述 /90
二、发文办理 /92
子项目二 企业收文管理 /97
一、收文的处理 /98
二、收文处理工作程序 /98
子项目三 文件的有效管理 /101
一、档案文件的平时归卷 /102
二、现代企业的电子文书管理 /105
子项目四 企业档案管理 /109
一、文书归档的相关概念 /109
二、文书归档的理解 /110
三、文书归档的要求和步骤 /111
知识小结 /114
课后练习题 /114
项目四 会议与商务活动管理 /117
子项目一 会前策划与筹备 /118
一、会议策划的含义 /119
二、会议策划的工作流程 /122
三、会议策划方案的内容 /123
四、商定会议时间、地点 /125
五、制订会议计划 /128
六、准备会议资料 /130
七、拟写和发送会议通知 /130
八、预算和申请会议经费 /132
九、会场布置 /133
十、与会人员的名单及分组 /136
十一、会务工作机构的成立和分工 /136
子项目二 会中服务与管理 /138
一、接站技巧 /139
二、报到与签到 /140
三、会场服务工作 /142
四、会议记录 /144
五、会间活动的安排 /149
六、会间食宿工作 /150
子项目三 会后工作 /152
一、会场善后工作与安排与会
人员离场 /153
二、会后文书工作 /155
三、会议总结 /159
四、会议经费的结算工作 /160
五、会议效果的评估方法 /161
六、会后的催办、反馈与落实工作 /166
子项目四 常见会议与商务活动 /167
一、开业庆典 /168
二、会见工作 /170
三、会谈 /172
四、签字仪式 /174
五、宴会 /175
知识小结 /179课后练习题 /179
项目五 信息工作与参谋辅佐 /183
子项目一 信息收集与参谋辅佐 /184
一、信息概述 /185
二、秘书信息工作的概念及内容 /187
三、信息收集 /187
四、秘书信息收集与参谋辅佐 /194
子项目二 信息处理与参谋辅佐 /198
一、信息整理 /200
二、信息储存 /201
三、信息传递 /204
四、信息开发 /206
五、信息利用 /210
六、秘书信息处理与参谋辅佐 /213
子项目三 调研工作与参谋辅佐 /216
一、调研工作的概念 /217
二、调研工作的基本类型 /217
三、调研工作的基本方法 /219
四、调研工作的原则 /224
五、秘书调研工作与参谋辅佐 /224
子项目四 信息反馈与参谋辅佐 /227
一、信息反馈的概念 /229
二、信息反馈的目的 /229
三、信息反馈的特点 /230
四、信息反馈的形式 /230
五、信息反馈的方法 /231
六、信息反馈的原则 /232
七、秘书信息反馈与参谋辅佐 /232
知识小结 /236
课后练习题 /236
为适应社会发展和企业、事业单位管理水平不断提升对秘书人员越来越高的要求，我们本着高等职业教育人才培养以能力为本位、以行动为导向、以实用为为抓手的理念，根据这些年我们对高职层次商务秘书专业教学改革的一些探索，在企业和秘书界专业人士的协助下，编写了商务秘书实务教材。该书努力构建了基于专业岗位的工作任务和流程实际，以相关商务秘书基础理论知识为嵌入，以项目为引领、任务为驱动，使学、练、做自然融为一体的结构框架，特别凸显了企业秘书岗位工作实际要求以及对具体问题分析、解决、处理能力的训练与培养，力图突破以前同类型教材的“重学轻练”的准学科型结构体系。在教学案例方面，选取了来自企业、社会各界的丰富生动案例或素材，意在让学生能饶有兴趣地进行阅读、分析思考，并设计行动方案；在基础理论方面，大力引入近年来的新思路、新理念、新方法、新技术，反映了近年来商务秘书工作有关理论的新发展，使本书理论“适合度”与商务秘书的高等职业教育要求相匹配。
本书出版以来，深受广大师生欢迎，被很多高职院校采用、接纳，同时，也为我们提出很多宝贵的意见和建议。对此，我们谨致谢忱！同时也希望更多读者能继续关心和支持我们，通过我们的共同努力，使本教材不断臻于完善。
本次修订再版，我们在原书主体框架的基础上对四个方面进行了完善和改进：一是对重要案例进行了更新，使教材能迅速反映出不断发展变化的现实情况以及社会和企业对商务秘书提出的新要求；二是紧密结合秘书专业考证的要求来编写，即尽可能的将考证内容纳入到教材中来，这样既减轻了学生的学习负担，也避免了教师教学、训练方面的重复；三是根据国家关于公文方面新的规定和要求，对原教材中的相关内容进行了修改，以使这方面的内容、要求与国家文件精神保持一致；四是对原书中的少数表述欠规范、欠准确的地方进行了更正和修改，从而使本书内容更加严谨、科学。另外，为方便教学，本书还配有电子教案、习题答案、案例分析等教学辅助资料，可登录华信教育资源网（www.hxedu.com.cn）免费下载。
本书由王凌、肖传亮主编，完成对全书的设计和总攥定稿工作。具体编写分工如下：肖传亮编写项目一，商务秘书的角色认知；叶永翠编写项目二，办公室事务管理；王凌编写项目三，企业文书综合处理；胡伟编写项目四，会议与商务活动管理；黄爱华与伍岂莹编写项目五，信息工作与参谋辅佐。全书课后练习题由王凌修改定稿。
本书在编写过程中，参考了国内外许多学者、专业人士的研究成果，在此谨向他们表示深深的感谢。在本书编写和出版过程中，得到电子工业出版社贾瑞敏编辑的大力支持，在此特致感谢。
由于受水平和时间所限，书中仍难免有许多错误与不妥之处，敬请专家与读者不吝赐教。
编 者
2014.5
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